PENANGANAN DAN CARA MENGARSIP SURAT

   

PENANGANAN DAN CARA MENGARSIP SURAT

  A.PENANGANAN SURAT
Pengurusan surat-surat kantor adalah suatu kegiatan yang terpenting dalam kantor.
Organisasi pengurusan surat-surat kantor sangat berbeda dari instansi ke instansi. Dalam suatu
organisasi yang kecil, surat-surat masuk dan keluar dapat diurus oleh seorang petugas dengan
merangkap tugas-tugas lain. Dalam suatu organisasi yang besar pengurusan surat-surat dapat
dikerjakan dalam bagian masing-masing, atau dapat juga dipusatkan di suatu bagian khusus,
yaitu bagian atau seksi ekspedisi. Pada umumnya urusan penerimaan dan pengiriman suratsurat
yang dipusatkan, yaitu yang mengerjakan surat-surat masuk dan juga surat-surat keluar
adalah dianggap lebih baik.

Cara pengurusan surat-surat apabila telah diterima :

 
1. Penyortiran surat

•   Meneliti asal (sumber) surat itu.

•   Meneliti cara pengiriman surat

2. Penyortiran selanjutnya dibagi menjadi beberapa kelompok ;

•   Surat-surat Dinas; yaitu surat-surat yang erat hubungannya dengan kegiatan kantor

•   setiap kelompok surat hasil sortir ditempatkan tersendiri di dalam folder-folder atau

            alat lain sejenisnya.

3. Pembukaan sampul (amplop).
4. Pengeluaran surat dari dalam sampul
5. Penelitian surat
6. Pembacaan surat
7. Penyampaian surat (intern)
8. Pencatatan Surat
a. Kartu kendali
b. Buku Agenda
c. Buku Pembantu Agenda
d. Keterangan-keterangan yang dicatat dalam Kartu Kendali ataupun Buku Agenda
9. Langkah akhir penanganan surat

 
Tata penyimpanan arsip aktif maupun arsip inaktif menggunakan system penataan berkas
disesuaikan dengan kepentingan instansi bersangkutan agar memudahkn pengendaliannya.

 B.TATA CARA MENGARSIP SURAT (FILING)

 
A. PENGERTIAN FILING
Filing adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara sistimatis,
sehingga bahan – bahan tersebut dengan mudah dan cepat dapat ditemukan kembali setiap
kali diperlukan. Suatu filing yang tepat merupakan suatu tempat penyimpanan bahan-bahan
yang aman, maka filing dapat dianggap sebagai “ingatan” dari sesuatu organisasi. Filing
merupakan bagian yang sangat penting dan oleh karenanya filing harus disusun dengan
sempurna dalam suatu organisasi.

B. SISTEM FILING
Ada 5 dasar pokok sistim bagi penyelenggaraan filing yang dapat dipergunakan yaitu :
1. Sistem Abjad
2. Sistem Subyek
3. Sitem Geografis
4. Sistem Nomor
5. Sistem Kronologis
 

C. TANGGUNG JAWAB PEGAWAI TERHADAP FILING.
Sistem filing bagi suatu kntor adalah sangat penting oleh karena arsip adalah sebagai
alat “ingatan”, sebagai metode untuk menyimpan surat-surat atau bahan-bahan yang penting
dengan aman, sistimatis, dan mudah ditemukan kembali apabila diperlukan setiap waktu.
 

D. PROSEDUR MENGARSIP
Prosedur mengarsip sebagai berikut:
1. Pembuatan tanda pelepas
2. Pembinaan kode
3. Pembuatan kartu petunjuk silang
4. Menggolong-golongkan
5. Penyimpanan
 

E. SISTEM POLA BARU KEARSIPAN.
Sistem ini adalah gabungan dari sistem abjad, system subyek, dari system nomor, dan
system kronologis. 

C.PEMELIHARAAN DAN PENJAGAAN ARSIP

 
1. Kerusakan yang disebabkan dari dalam :

• a. K e r t a s
• b. T I n t a
• c. Pasta/Lem
  

2. Kerusakan akibat serangan dari luar :

• Kelembaban
• Udara yang terlampau kering
• Sinar Matahari
• Debu
• Kekotoran udara
• Jamur dan sejenisnya
• Rayap
• Gegat

D. RUANGAN PENYIMPANAN ARSIP
Menyimpan arsip-arsip bukanlah disembarang tempat, akan tetapi ruangan penyimpanan
harus terhindar dari kemungkinan-kemungkinan serangan api, air, serangga dan lain-lain.
Tempat penyimpanan arsip harus kering, kuat, terang dan berfentilasi yang baik.
Menyimpan arsip.
Menyimpan arsip hendaknya di tempat yang memenuhi syrat.Pergunakanlah rak logam
daripada menggunakan almari yang tertutup.
 

E. P E N J A G A AN

 
1. Membersihkan ruangan

Ruangan penyimpanan arsip hendaknya senantiasa bersih dan teratur.Sekurangkurangnya
seminggu sekali dibersihkan dengan vacuum cleaner.

2. Pemeriksaan ruangan dan sekitarnya.
Sedikit-dikitnya setiap enam bulan tempat penyimpanan arsip dan daerah sekelilingnya
hendaknya diperiksa untuk mengawasi kalau-kalau ada serangga, rayap, dan sejenisnya.

3. Penggunaan Racun Serangga
Setiap enam bulan ruangan hendaknya disemprot dengan racun serangga seperti D.D.T,
Dieldrin, Pryethrum, Gaama Benzene Hexa chloride.

4. Mengawasi serangga anai-anai
Untuk menghindari serangga anai-anai dapat dipergunakan sodium arsenie

5. Larangan makan dan merokok.
Makanan dalam bentuk apapun tidak boleh dibawa ke tempat penyimpanan arsip, sebab
sisa-sisa makanan merupakan daya tarik bagi serangga dan juga tikus-tikus.

6. Rak penyimpanan arsip
Arsip-arsip hendaknya disimpan di rak yang dibuat dari logam, dimana jarak antara
papan rak yang terbawah dengan lantai sekitar 6 inci.

7. Meletakkan arsip.
Arsip-arsip, barang-barang cetakan, peta bagan dan lain-lain hendaknya diatur sebaik
mungkin dengan diberi tanda masing-masing.

8. Membersihkan arsip
Arsip-arsip hendaknya dibersihkn dengan menggunakan vacuum cleaner. Apabila arsiparsip
dihinggapi anai-anai/rayap dan sejenis lainnya hendaknya dipisahkan dengan
lainnya.

9. Mengeringkan arsip yang basah
Arsip-arsip yang basah tidak boleh dikeringkan dengan jalan menjemur dibawah
teriknya sinar matahari. Bukalah arsip-arsip dari ikatannya, kemudian keringkan dengan
jalan menganginkan.

10. Arsip-arsip yang tidak terpakai
Untuk arsip-arsip yang tidak terpakai lagi, hendaknya dijaga dengan cara yang sama,
tetapi simpanlah tersendiri. Aturlah sebaik mungkin agar tidak bertaburan disana-sini.
Susunannya sama seperti ketika arsip itu dipergunakan.

11. Arsip-arsip yang rusak atau sobek
Apabila kita temukan arsip-arsip yang rusak/sobek janganlah ditambal dengan
menggunakan cellulose tape, sebab alat perekat ini malahan dapat merusakkan kertas
dan tulisannya. Untuk memperbaikinya gunakanlah kertas yang sama dengan
menggunakan perekat kanji.
 

F. PERTOLONGAN PERTAMA ARSIP-ARSIP YANG RUSAK DAN PERBAIKAN
KECIL

 
1. Halaman yang sobek Untuk memperbaiki arsip-arsip yang sobek gunakanlah perekat kkanji, jangan sekalikali
menggunakan cellotape. Halaman yang sobek dapat diperbaiki oleh setiap orang
tanpa terlebih dahulu memperoleh pendidikan yang khusus.

2. Membuat perekat
Perekat dapat dibuat dari tepung kanji dan air, tetapi pada umumnya lebih mudah untuk
membeli perekat di setiap toko buku yang terpercaya. Perbedaan antara perekat buatan
sendiri dengan kita beli ialah bahwa perekat buatan pabrik itu diber sedikit bahan
pengawet agar tidak berbau.

3. Memperbaiki arsip-arsip yang terbakar.
Apabila kertas-kertas arsip terserang oleh api, atau oleh beberapa sebab menjadi hangus
atau sedikit terbakar, serahkanlah arsip-arsip tersebut kepada yang lebih ahli. Dalam hal
ini serahkanlah kepada Arsip Nasional RI. Akan tetapi untuk pertolongan pertama yang
dapat kita lakukan ialah dengan memasukkan arsip-arsip tersebut ke dalam peti, dan
bungkuslah dengan kertas tissue secara lepas.
 

4. Menanggulangi arsip-arsip basah/terendam air.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan di dalam usaha menyelamatkan arsip-arsip
ataupun buku-buku daripada ancaman kemusnahan akibat menderita serangan air ialah
sebagai berikut :

• ikatan bundle arsip janganlah dibuka sebelum Lumpur/kotoran yang beradadipermukaan di buka /dibersihkan .
• Mengeluarkan air yng terkandung dalam bundle arsip /buku-buku dengan jalan
• Menjemur di terik matahari,akan tetapi cukuplah kalau dianginkandi tempat yang bebas teriknya matahari
• Tidak diperkenankan untuk mengeringkan arsip/buku-buku dengan jalan menjemur diterik matahari, akan tetapi cukuplah kalau dianginkan di tempat yang bebas darisinar matahari (didalam ruangan). Bila di jemur di bawah teriknya sinar mataharisetelah kering kertas akan berkeriput-keriput dan saling melekat satu sama lain sehingga sukar untuk memisahkannya.
• Kertas-kertas arsip yang dibundel ataupun buku-buku hendaknya jangan dibuka terlalu lebar, bukalah selebar jari.
• Hendaknya kulit buku ataupun arsip jangan dipisahkan ketika masih dalam keadaan basah
• Lakukanlah semua ini dengan kesabaran dan kecermatan

5. Mengeringkan bukuBuku-buku yang akan dijemur, hendaknya diletakkan diatas tiga buah tali halus serta
kuat, agar buku dapat bergantung di ketiga bagiannya.

6. Mengatasi cendawan.
Apabila setelah kering di kertas-kertas tumbuh cendawan, sapulah segera dengan
campuran thymol dan spiritus, dapat juga dengan acetone. Disamping itu dapat juga
dipergunakan campuran formalin dengan air; campuran ini harus mengandung formalin
sebanyak 40%.

7. Pembuatan kertas racun cendawan “fungicidial tissue”. Kertas lembut racun cendawan ini dapat dibuat sendiri. Sediakanlah campuran “sodium
orthophenylpenate” sebanyak 2 ons, yang dicampur dengan air.Kemudian rendamlah
beberapa helai kertas lembar tissue di dalam campuran tersebut, kemudian biarkanlah sesaat
hingga kering.Simpanlah hasilnya di dalam kotak tertutup dan gunakanlah bila perlu.

8. Membersihkan rak
Akibat terlanda oleh banjir, seperti halnya kertas-kertas arsip, rak-raknyapun akan
mengalami kerusakan-kerusakan. Oleh karena itu selamatkanlah rak-rak yang kemungkinan
masih dapat diselamatkan. 

Macam macam Bentuk Surat

 Macam macam Bentuk  Surat

Format Surat

Sebagai sarana tertulis, surat memiliki format penulisan, terutama surat resmi atau dinas. Dengan adanya format surat, penulisan surat menjadi teratur, bagian-bagian surat tidak ditulis sembarang melainkan ditempatkan sesuai ketentuan. Bentuk penulisan surat atau format surat yang lazim dipergunakan ada 5 bentuk, yaitu :

• bentuk lurus penuh (full block style)
• bentuk lurus (block style)
• bentuk lekuk (indented style)
• bentuk setengah lurus (semiblock style)
• bentuk paragraf menggantung (hanging paragraph) 

Bentuk setengah lurus atau semiblock style terdapat dua jenis, yaitu bentuk Indonesia lama (versi a) dan bentuk Indonesia baru (versi b). Berdasarkan pengamatan dalam pemakaian bentuk surat, surat-surat resmi Indonesia lama banyak menggunakan format versi  a, sedangkan surat-surat resmi Indonesia baru menggunakan format versi  b. Dalam kaitan dengan format surat, Pusat Bahasa dalam kegiatan surat-menyurat sehari-hari melazimkan format setengah lurus versi b. Dan, Pusat Bahasa menganjurkan kepada masyarakat, melalui penyuluhan bahasa Indonesia di berbagai instansi, penyuluhan bahasa Indonesia melalui telepon atau melalui surat, untuk menggunakan format setengah lurus b karena ini dianggap lebih efisien dan lebih menarik.


JENIS JENIS SURAT 

Dalam kehidupan sehari-hari, kita mengenal bermacam-macam jenis surat. Surat-surat itu dapat dikelompokkan berdasarkan hal-hal berikut:

A. Berdasarkan Wujud Surat

1. Kartu Pos
Kartu pos adalah surat terbuka yang terbuat dari kertas berukuran 10 x 15 cm. Lembaran kertas surat ini biasanya tebal, sehingga berbentuk kartu. Kegunaan surat ini untuk menyampaikan berita yang singkat. Akan tetapi, pesan yang tertulis dapat diketahui oleh orang lain yang bukan haknya sebab berada pada halaman terbuka. Jenis surat ini biasanya dijual di kantor pos.
2. Warkat Pos
Warkat pos adalah surat tertutup yang terbuat dari sehelai kertas. Surat seperti ini dapat dilipat menjadi amplop. Jadi, lembaran surat ini dapat dipakai sekaligus sebagai amplop. Kegunaan surat jenis ini adalah untuk menyampaikan berita yang agak panjang dalam sehelai kertas. Lembaran surat jenis ini biasanya dijual di kantor pos.
3. Telegram
Telegram adalah jenis surat yang berisikan pesan yang relatif singkat yang mana dikirim dengan bantuan pesawat telegram. Surat ini akan sampai ke tujuan dalam waktu yang singkat.
4. Surat Bersampul
Surat bersampul adalah surat yang dikirimkan kepada seseorang dengan menggunakan sampul surat. Surat jenis ini lah yang banyak kita gunakan dalam berkomunikasi. Kelebihan surat ini dibanding dengan jenis surat yang lain adalah lebih terjamin kerahasiaan isinya; lebih leluasa dalam menulis isi surat; lebih santun dalam surat menyurat.

B. Berdasarkan Pembuatan Surat

1. Surat Pribadi
Jenis surat ini ditulis atas nama pribadi seseorang serta berisi masalah pribadi penulis, baik yang ditujukan kepada teman, keluarga maupun instansi tertentu. Contoh surat ini adalah surat untuk keluarga, surat lamaran kerja, dan surat permohonan izin bangunan.
2. Surat Resmi
Surat resmi dibuat suatu instansi, organisasi atau lembaga perusahaan tertentu yang ditujukan kepada seseorang atau lembaga tertentu lainnya. Keberadaan instansi, lembaga, organisasi dan perusahaan tersebut disahkan secara hukum. Contoh surat resmi adalah surat dinas, surat niaga, dan surat sosial.

C. Berdasarkan Pesan Surat

1. Surat Keluarga
Surat keluarga adalah surat yang berisi masalah-masalah keluarga atau kekeluargaan. Contoh surat keluarga adalah surat untuk orang tua, saudara, dan teman.
2. Surat Setengah Resmi
Surat setengah resmi adalah surat yang dikirimkan oleh seseorang kepada instansi atau lembaga organisasi tertentu. Jenis surat ini misalnya surat lamaran kerja, permohonan IMB dan surat permohonan cuti.
3. Surat Sosial
Surat sosial adalah surat yang dibuat oleh lembaga sosial kepada seseorang, organisasi, atau instansi tertentu yang biasanya berisi berbagai masalah sosial. Misalnya, surat permintaan sumbangan dan edaran untuk kerja bakti.
4. Surat Niaga
Surat niaga adalah surat yang ditulis oleh suatu perusahaan perniagaan dengan pesan berniaga. Contoh jenis surat ini adalah surat penawaran harga, penagihan utang, lelang barang, atau pesanan barang.
5. Surat Dinas
Surat ini berisikan masalah kepemerintahan atau kedinasan dari suatu lembaga atau keorganisasian. Surat ini dapat ditujukan kepada instansi lain, perorangan dan organisasi tertentu. Misalnya, surat keputusan, surat perintah, dan surat tugas.
6. Surat Pengantar
Surat ini ditujukan kepada perorangan atau lembaga sebagai pengatur atau referensi seseorang untuk berhubungan dengan pihak penerima surat. 

 

contoh surat dinas:

 

Pengertian Administrasi Perkantoran, Karakteristik, & Ruang Lingkupnya

 Pengertian Administrasi Perkantoran, Karakteristik, & Ruang Lingkupnya

| Administrasi perkantoran yang akan kami bahas habis baik itu pengertian, karakteristik, ruang lingkup, unsur-unsur, tujuan dan fungsi dari administrasi perkantoran. Langsung saja, Secara umum, Pengertian Administrasi Perkantoran adalah suatu kegiatan perencanaan keuangan, penagihan dan pencatatan, personalia, dan distribusi barang serta logistik di sebuah organisasi. Biasanya seorang karyawan yang bertugas dalam hal ini disebut dengan administrator kantor atau manajer kantor.

Pengertian Administrasi Perkantoran terbagi atas dua yaitu pengertian administrasi perkantoran secara luas dan administrasi perkantoran secara sempit. Pengertian administrasi perkantoran secara luas adalah suatu kerja sama secara sistematis dan teroordinasi menurut pembagian tugas sesuai dengan struktur organisasi dalam mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Sedangkan pengertian administrasi perkantoran dalam arti sempit adalah semua kegiatan yang bersifat teknis ketatausahaan dalam pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan, dan membantu kelancaran perkembangan organisasi.

Artikel Terkait: Pengertian Administrasi, Ciri, Fungsi, & Menurut Para Ahli

Karakteristik Administrasi Perkantoran

Karakteristik Administrasi Perkantoran - Administrasi perkantoran memiliki perbedaan dengan tata usaha perkantoran. Terdapat faktor pembeda, mulai dari jenis kegiatan dan luas lingkup unit kerja sebagai tempat dalam pelaksanaan kegiatan. Untuk lebih jelasnya berikut karakteristik/ciri-ciri administrasi perkantoran...
a. Bersifat pelayanan (Service) pada semua pihak atau orang
Hal ini bermakna bahwa pekerjaan kantor umumnya merupakan dari pelayanan dan support untuk kegiatan organisasi.
b. Merembes dan dilaksanakan oleh semua pihak 
Hal ini bermakna bahwa pekerjaan kantor berdampak pada unit-unit lain yang selalu hadir dan dilaksankan disetiap organisasi.
c. Hasil akhirnya berupa informasi 
Informasi adalah keterangan-keterangan yang berisi data yang dapat dipercaya dalam kepentingan pihak tertentu. Pihak-pihak yang berkepentingan terhadap informasi yang berada di kantor lain; pimpinan, pemegang saham, pemerintah, masyarakat, dan karyawan organisasi dsb.
d. Bersifat memudahkan 
Pekerjaan kantor merupakan alat katalisator yang memiliki bermacam-macam kegiatan dari setiap perusahaan dipersatukan.
e. Bersifat pengetikan dan penghitungan
Susunan perkerjaan kantor lebih banyak yang terdiri dari pekerjaan mengetik  
f. Dilakukan oleh semua pihak
Pekerjaan kantor tidak selalu dikerjakan dalam satu bagian yang beberapa kantor dikerjakan dalam tiap bagian perusahaan.

Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran - Ruang lingkup administrasi perkantoran mencakup dari kegiatan kantor dan saranan fasilitas kerja kantoran. Ruang lingkup administrasi perakantoran adalah sebagai berikut...
1. Kegiatan Kantor 
Kegiatan kantor merupakan kegiatan yang selalu dilakukan dalam perkantoran dimana semakin luas tujuan perusahaan maka semakin besar pula kegiatan perkantoran yang dilakukan. Pada umumnya kegiatan perkantoran terdri dari beberapa kegiatan antara lain sebagai berikut..
a. Perencanaan Perkantoran (Office Planning), adalah proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan peninjauan kembali terhadap faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor. Perencanaan perkantoran terdiri dari
1). Perencanaan gedung
2). Tata ruang kantor
3). Penerangan/cahaya
4). Ventilasi
5). Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor
6). Anggaran (budgetting) perkantoran
7). Standar kualitas kerja
8). Sistem informasi dan telekomuniktasi

b. Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing), adalah pengaturan sejumlah fungsi organisasi dengan fungsi-fungsi meliputi

• Pembagian tugas dan pekerjaan untuk efisiensi dalam organisasi perusahaan 
• Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan maupun dengan bawahan
• Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan.

c. Pengarahan Perkantoran (Office Actuating), Pengarahan perkantoran adalah suatu kegaitan yang meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis. Pengarahan perkantoran adalah sebagai berikut. 

• Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan
• Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan
• Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan 
• Penyatuan visi misi karyawan dan organisasi
• Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, untuk komunikasi antara atasan dengan bawahan agar sedianya dapat berjalan lancar. 
• Penggunaan tolak ukur yang benar dan adil dalam pemberian gaji karyawan.

d. Pengawasan Perkantoran (Office Controlling), Pengawasan perkantoran adalah kegiatan yang mematikan bahwa sasaran dan perencanaan dapat berjalan sesuai dengan target yang ingin dicapai. Objek pengawasan perkantoran terdiri dari:

• Penggunaan peralatan dan perabot kantor
• Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
• Kualitas pekerjaan kantor 
• Pelayanan kantor 
• Waktu
• Biaya perkantoran

2. Saranan dan Fasilitas Kerja Kantoran
Dari hasil uraian diatas, kantor merupakan keseluruhan ruang dalam suatu bangunan yang terdapat kegiatan tata usaha atau kegiatan manajemen maupun berbagai tugas lainnya. Perkantoran terikat dengan prasarana seperti:
a. Lokasi Kantor
Faktor-faktor yang diperhatikan dalam penentuan lokasi kantor adalah sebagai berikut..

• Keamanan 
• Lingkungan
• Harga

b. Gedung

Faktor-faktor yang menjadi perhatian dalam penentuan gedung adalah sebagai berikut.. 

• Gedung menjamin keamanan dan kesehatan karyawan
• Gedung memiliki fasilitas yang memadai
• Harga gedung yang kompetitif seimbang dengan biaya dan keuntungannya. 

c. Peralatan 
Peralatan digolongkan kedalam dua kelompok antara lain sebagai berikut..
1). Perabotan kantor (office furniture), misalnya kursi, meja, laci, rak dan sebagainya yang terbuat dari besi, kayu, maupun bahan-bahan lainnya, yang memiliki peranan penting dalam kantor.
2). Perbekalan kantor (office suplies), misalnya kertas, penghapus, pena, tinta printer, dan peralatan habis pakai lainnya.

d. Interior
Interior adalah tatanan perabot atau perangkat yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, misalnya plafon, penerangan, ventilisais, hiasan kantor dan jendela.

e. Mesin-Mesin Kantor
Dalam perencanaan kegiatan kantor memiliki rumus perencanaan mesin yang digunakan sesuai dengan prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan interior.

Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran

Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran - Administrasi perkantoran memiliki beberapa unsur-unsur antara lain sebagai berikut...

• Organisasi, ialah mengelompokkan dan menyusun kerangka kerja, jalinan hubungan kerjasama antara para pekerja dalam suatu wadah untuk mencapai tujuan tertentu. 
• Manajemen, berfungsi dalam merencanakan, mengorganisasikan, membina, membimbing, menggerakkan, dan mengawasi sekelompok orang serta mengerahkan segenap fasilitas untuk tujuan yang telah ditentukan dapat tercapai dengan baik. 
• Komunikasi, adalah kegiatan yang menyampaikan berita, pemberian ide, dan gagasan dari seseorang kepada orang lain, yang bersifat timbal balik antara pimpinan dengan pimpinan, pimpinan dengan bawahan, baik secara formal maupun yang nonformal. 
• Informasi adalah kegiatan yang menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, menyebarkan, dan menyimpan berbagai informasi. 
• Personalia, ialah kegiatan yang mengatur dan mengolah penggunaan tenaga kerja
• Keuangan, adalah kegiatan yang mengatur dan mengolah penggunaan sumber daya sekaligus yang dipertanggungjawaban penggunaan dana.
• Perbekalan, adalah kegiatan yang merencanakan, mengurus dan mengatur dalam penggunaan peralatan kerja. 
• Humas, ialah kegiatan yang menciptakan hubungan dan dukungan yang baik dari lingkungan masyarakat terhadap sekitar perusahaan. 

Tujaun Administrasi Perkantoran

Tujuan Administrasi Perkantoran - Umumnya, administrasi perkantoran merupakan pekerjaan kantor yang bertujuan menghimpin, mencatat, mengelolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam kegiatan kantor. Tujuan-tujuan administrasi perkantoran adalah sebagai berikut...
a. Menghimpun, adalah suatu kegiatan-kegiatan yang mencari data, mengusahakan tersedianya segala informasi yang belum ada sehingga siap untuk digunakan jika diperlukan.
b. Mencatat, ialah kegiatan yang membutuhkan berbagai peralatan tulis informasi sehingga terwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirm, dan disimpan.
c. Mengolah, yaitu kegiatan yang mengolah informasi dengan maksud untuk menyajikan dengan bentuk yang lebih berguna
d. Menggandakan, adalah kegiatan yang menyampaikan dengan berbagai cara dan alat.
e. Mengirim, ialah kegiatan yang menyampaikan dengan berbagai cara dan alat yang informasinya terdiri dari satu pihak kepada pihak yang lainnya.   
f. Menyimpan, adalah kegiatan yang menaruh informasi dengan sejumalh cara dan alat dalam suatu tempat yang aman.